Hướng dẫn cách điền tờ khai xin cấp visa đi Đức online

Khai báo chính xác và đầy đủ thông tin trong tờ khai xin cấp visa Đức sẽ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình xét duyệt hồ sơ. Mặc dù biểu mẫu hiện nay đã hỗ trợ tiếng Việt trong quá trình kê khai trực tuyến, nhưng nhiều người vẫn gặp khó khăn do số lượng trường thông tin lớn và yêu cầu khai báo chi tiết. Chỉ cần sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt. Trong bài viết này, SHD -Akademie sẽ hướng dẫn bạn cách điền tờ khai xin cấp visa đi Đức một cách chi tiết, dễ hiểu và đúng chuẩn, giúp bạn tự tin hoàn thiện hồ sơ xin thị thực Schengen.

>> Referenz:

• Tất tần tật thông tin các loại học bổng du học nghề Đức
• Điều kiện du học nghề Đức bao gồm những gì?
• Tổng chi phí du học nghề Đức mới nhất 2025

Thông tin chung về tờ khai xin visa Đức 

Tờ khai xin cấp visa đi Đức là văn bản bắt buộc thể hiện rõ nguyện vọng và mục đích nhập cảnh của đương đơn. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền Đức xét duyệt cấp visa phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Mọi giấy tờ đi kèm chỉ có giá trị bổ trợ, nhằm xác thực tính chính xác của thông tin được khai trong tờ đơn. 

Tờ khai xin cấp thị thực Schengen bao gồm 6 mục, cụ thể:

• Personal Details (Thông tin cá nhân): Bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, tình trạng hôn nhân,…
• Contact Data (Thông tin liên hệ): Địa chỉ cư trú và thông tin liên lạc tại Việt Nam, cũng như tại Đức (nếu có).
• Identification Papers (Giấy tờ tùy thân): Các tài liệu đính kèm theo yêu cầu như hộ chiếu, bảo hiểm du lịch, thư mời,…
• Travel Data (Thông tin chuyến đi): Mục đích nhập cảnh (học tập, làm việc, học tiếng Đức,…), thời gian dự kiến lưu trú và nơi cư trú tại Đức.
• Reference (Người hoặc tổ chức bảo lãnh): Thông tin về Trường/Công ty/Tổ chức bảo lãnh.
• Means of Support and Details Regarding the Stay (Tài chính và kế hoạch lưu trú): Nguồn tài chính đảm bảo cho chuyến đi, bảo hiểm y tế và nơi lưu trú tại Đức.

Việc khai đúng và đầy đủ thông tin trong tờ khai xin cấp visa đi Đức sẽ giúp tăng khả năng xét duyệt và hạn chế rủi ro bị từ chối visa do sai sót hoặc không rõ ràng.

>> Referenz:

• Du học nghề Đức nên chọn ngành nào lương cao 2025?
• Thông tin chương trình du học nghề Đức 2025 từ A-Z

Các thông tin và giấy tờ cần chuẩn bị

Trước khi bắt đầu điền tờ khai xin cấp visa đi Đức, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân và các loại giấy tờ phù hợp với mục đích chuyến đi. Dưới đây là những nội dung bạn cần lưu ý để hoàn thiện hồ sơ xin visa Đức một cách chính xác nhất.

Các thông tin cần thiết

Khi điền tờ khai xin cấp visa đi Đức, bạn cần chuẩn bị trước các thông tin sau:

• Thông tin hộ chiếu: Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn, nơi cấp.
• Mục đích chuyến đi: Du học nghề, công tác, thăm thân, du lịch,…
• Thời gian dự kiến: Ngày nhập cảnh và ngày rời khỏi Đức.
• Số lần nhập cảnh mong muốn: Một lần, hai lần hoặc nhiều lần.
• Các quốc gia Schengen khác dự định đến nếu có.
• Nơi lưu trú tại Đức: Địa chỉ cụ thể của khách sạn, ký túc xá, nhà người thân,…
• Thông tin người mời hoặc đơn vị bảo trợ: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mối quan hệ,…
• Bảo hiểm y tế du lịch: Tên công ty bảo hiểm, thời hạn hiệu lực, giá trị bảo hiểm tối thiểu 30.000 Euro, có hiệu lực trên toàn khu vực Schengen.
• Thông tin tài chính: Ai là người chịu chi phí chuyến đi, chứng minh tài chính, nguồn thu nhập hoặc tài sản đảm bảo.

>> Referenz: Du học sinh nên chọn ký túc xá hay thuê nhà ở Đức?

Giấy tờ cần chuẩn bị theo mục đích

Tùy theo mục đích nhập cảnh, bạn cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ chuyên biệt như sau:

Đối với du học nghề:

• Giấy báo nhập học hoặc hợp đồng đào tạo nghề (Ausbildungsvertrag)
• Giấy chứng minh tài chính (tài khoản phong tỏa hoặc cam kết bảo lãnh)
• Học bạ, bằng tốt nghiệp THPT, chứng chỉ tiếng Đức (tối thiểu B1)

Đối với mục đích công tác:

• Thư mời công tác từ phía đối tác tại Đức
• Quyết định cử đi công tác từ công ty tại Việt Nam
• Chứng minh quan hệ hợp tác giữa hai bên (nếu có)

Đối với mục đích thăm thân:

• Thư mời từ người thân tại Đức
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, hình ảnh gia đình
• Bản sao giấy cư trú/hộ chiếu của người mời tại Đức

>> Referenz: Benötigt das Studium in Deutschland finanzielle Beweise?

Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai xin thị thực Đức online

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai xin visa Đức online theo diện lưu trú dài hạn:

Bước 1: Chuẩn bị trước các thông tin cần thiết

Trước khi bắt đầu điền tờ khai xin visa Đức (VIDEX), bạn nên chuẩn bị trước các thông tin và giấy tờ liên quan để quá trình điền đơn diễn ra nhanh chóng và chính xác:

• Hộ chiếu hợp lệ: Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn, quốc gia và cơ quan cấp.
• Thông tin cá nhân: Họ tên đầy đủ, tên khai sinh (nếu có), ngày sinh, nơi sinh, quốc gia nơi sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, quốc tịch hiện tại và trước đây (nếu có), thông tin về con cái (nếu có).
• Thông tin cha mẹ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú hiện tại.
• Trình độ và nghề nghiệp: Thông tin về ngành đã học hoặc công việc hiện tại (nếu có).
• Địa chỉ cư trú và thông tin liên hệ: Địa chỉ hiện tại, mã bưu chính, quốc gia, số điện thoại, email.
• Thời gian và mục đích lưu trú tại Đức: Ngày dự kiến nhập cảnh và rời đi, mục đích chính (du học, thực tập, thăm thân…), kế hoạch làm việc tại Đức (nếu có).
• Thông tin về tổ chức tại Đức hoặc nước ngoài bảo lãnh chuyến đi: Tên tổ chức, địa chỉ, người liên hệ, lĩnh vực hoạt động.
• Nguồn tài chính và nơi cư trú tại Đức: phương án tài chính (học bổng, tài khoản phong tỏa, bảo lãnh…), địa chỉ lưu trú dự kiến, loại hình chỗ ở.
• Tiền sử lưu trú tại Đức (nếu có): thông tin về các lần nhập cảnh trước (ngày, mục đích).
  Thông tin sức khỏe và tiền án (nếu có): khai báo trung thực theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 2: Truy cập vào hệ thống VIDEX

Truy cập trang tờ khai xin cấp visa Đức chính thức của hệ thống VIDEX tại: https://videx.diplo.de/videx/visum-erfassung/videx-langfristiger-aufenthalt 

Lưu ý: Bạn có thể lựa chọn ngôn ngữ tiếng Việt để thuận tiện hơn trong quá trình điền thông tin.

Bước 3: Hướng dẫn điền tờ khai xin visa Đức theo từng mục

Dưới đây là chi tiết các mục chính cần điền trong hệ thống VIDEX:

Mục 1. Thông tin cá nhân

Phần 1. Dữ liệu cá nhân của người nộp đơn:

• Họ: Ghi đúng họ của người nộp đơn theo như trên hộ chiếu hoặc giấy thông hành. Được phép sử dụng các ký tự đặc biệt như: ({A..Z, ÄÖÜß, ‘ / – + . ? và khoảng trắng})*. Tuyệt đối không sử dụng chữ số.
• Tên khai sinh/họ trước đây (Nếu có): Nếu khác với tên/họ hiện tại, điền tên/họ khai sinh đúng như trong giấy thông hành. Được phép sử dụng các ký tự đặc biệt như: ({A..Z, ÄÖÜß, ‘ / – + . ? và khoảng trắng})*. Tuyệt đối không sử dụng chữ số.
• Họ và tên: Nhập đầy đủ họ và tên của người làm đơn, đúng theo thông tin trong giấy thông hành. Chỉ dùng các ký tự được cho phép như đã nêu, không được bao gồm chữ số.
• Ngày sinh: Ghi ngày sinh theo định dạng dd.mm.yyyy. Nếu không xác định được ngày hoặc tháng, có thể thay thế bằng 00.00. Tuy nhiên bắt buộc phải điền năm sinh.
• Nơi sinh: Ghi tên địa điểm (thành phố/tỉnh) nơi người nộp đơn được sinh ra, đúng như trong giấy thông hành.
• Quốc gia nơi sinh: Nhập tên quốc gia nơi sinh, trùng khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân.
• Giới tính: Chọn giới tính của người làm đơn theo thông tin trên giấy thông hành.
• Tình trạng hôn nhân: Ghi rõ tình trạng hôn nhân hiện tại của người nộp đơn (độc thân, đã kết hôn, ly hôn, góa,…) đúng theo giấy tờ tùy thân.
• Quốc tịch hiện tại: Chọn quốc tịch đang được ghi trong giấy thông hành hợp lệ.
• Quốc tịch trước đây (nếu có): Nếu người nộp đơn từng có quốc tịch khác trước đó, hãy liệt kê quốc tịch đó tại đây.

Lưu ý: Nếu bạn đã có con, hãy tích vào ô “đúng” và điền đầy đủ thông tin. Nếu chưa có con, bạn có thể bỏ qua.

Phần 2. Cha mẹ của người nộp đơn: Điền đầy đủ họ và tên; ngày tháng năm sinh, nơi sinh; quốc tịch hiện tại và nơi trú hiện tại đúng theo thông tin ghi trên giấy tờ tùy thân.

Phần 3. Nghề nghiệp: 

• Nghề nghiệp đã học: Ghi rõ chuyên ngành hoặc công việc bạn được đào tạo chính thức.
• Hoạt động nghề nghiệp hiện tại (nếu có): Ghi nghề nghiệp hoặc công việc bạn đang làm. Nếu không có việc làm, bạn có thể để trống.
• Các ô bổ sung: nếu cần làm rõ thêm về nghề nghiệp đã học hoặc nghề nghiệp hiện tại, bạn có thể điền thông tin ở các dòng bên cạnh.

Mục 2. Thông tin liên lạc

• Đường phố & Số nhà: Ghi rõ tên đường và số nhà nơi bạn đang sinh sống.
• Mã bưu chính: Nhập mã bưu chính (ZIP/postal code) của khu vực cư trú.
• Vị trí: Ghi tên thành phố, thị trấn hoặc khu vực cụ thể.
• Quốc gia: Chọn quốc gia nơi bạn đang cư trú hiện tại.
• Chi tiết địa chỉ khác: Nếu bạn có thêm địa chỉ phụ (ví dụ: địa chỉ nhận thư khác với nơi ở), hãy ghi rõ tại đây.
• Số điện thoại/di động: Ghi số liên lạc chính xác để cơ quan cấp visa có thể liên hệ khi cần.
• Email: Cung cấp địa chỉ email đang sử dụng (nếu có).

Câu hỏi về nơi cư trú: Đánh dấu “Đúng” nếu bạn đang sống ở một quốc gia khác với quốc gia ghi trên quốc tịch.

Mục 3. Giấy tờ tùy thân 

• Loại giấy tờ: Chọn loại giấy tờ phù hợp, thường là hộ chiếu phổ thông (passport).
• Số giấy tờ: Nhập số hộ chiếu chính xác như trên giấy tờ.
• Ngày cấp & Ngày hết hạn: Ghi đúng ngày cấp và ngày hết hạn theo định dạng ngày/tháng/năm (DD.MM.YYYY).
• Nhà nước phát hành: Chọn quốc gia đã cấp hộ chiếu.
• Được phát hành bởi: Ghi cơ quan hoặc tổ chức cấp hộ chiếu (ví dụ: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).
• Được trưng bày tại: Nơi bạn trình diện giấy tờ này (thường có thể để trống nếu không bắt buộc).

Mục 4. Ngày đi và mục đích lưu trú

• Mục đích lưu trú: Chọn lý do bạn xin visa (du học, du lịch, thăm thân, công tác,…).
• Việc làm dự định (nếu có): Ghi tên tổ chức, công ty hoặc hoạt động bạn sẽ tham gia tại Đức nếu có dự định làm việc.
• Thời gian lưu trú: Ghi rõ ngày bạn dự định nhập cảnh Đức (ngày bắt đầu đến ngày kết thúc), theo định dạng (dd.mm.yyyy).
• Tùy chọn xác nhận: Nếu bạn xin visa ngắn hạn (dưới 90 ngày), hãy đánh dấu vào ô xác nhận cuối cùng để cam kết thời gian lưu trú không vượt quá quy định.

Mục 5. Người hoặc tổ chức bảo lãnh

Mục này dành để cung cấp thông tin về trường học, công ty, tổ chức tại Đức hoặc nước ngoài mà bạn sẽ làm việc, học tập hoặc hợp tác trong thời gian lưu trú.

Phần 1. Thông tin tổ chức / công ty / trường học

• Loại tài liệu tham khảo: Chọn loại hình đơn vị tương ứng như Trường học, Công ty, hoặc Tổ chức.
• Tên đơn vị: Nhập đầy đủ tên trường đại học, doanh nghiệp hoặc tổ chức liên quan.
• Địa điểm tổ chức: Ghi địa chỉ cụ thể nơi tổ chức đặt trụ sở.
• Trụ sở tổ chức, quốc gia: Chọn quốc gia nơi tổ chức đặt trụ sở chính.
• Nhiệm vụ/phạm vi của tổ chức: Mô tả lĩnh vực hoạt động hoặc nhiệm vụ chính của tổ chức.
• Tên cơ quan đăng ký của tổ chức: Chọn cơ quan chức năng đã đăng ký hoạt động cho tổ chức này.
• Vị trí và số đăng ký: Nhập vị trí địa lý và mã số đăng ký hoạt động (nếu có).

Phần 2. Thông tin người liên hệ của tổ chức

• Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên người đại diện hoặc người phụ trách liên hệ.
• Ngày sinh & Quốc tịch: Nhập ngày sinh (dd.mm.yyyy) và chọn quốc tịch của người liên hệ.
• Giới tính: Chọn giới tính của người được nêu.
• Địa chỉ liên hệ: Ghi rõ đường phố, số nhà, mã bưu chính, khu vực và quốc gia nơi người liên hệ đang làm việc.
• Số điện thoại/di động và Email: Nhập số điện thoại chính xác và địa chỉ email để có thể liên hệ khi cần.

Mục 6. Chi phí sinh hoạt và thông tin chi tiết về nơi cư trú

Phần 1. Chi phí sinh hoạt và nơi ở tại Đức

• Phương tiện sinh kế tại CHLB Đức: Nhập thông tin về nguồn tài chính bạn sẽ dùng để sinh sống tại Đức như: học bổng, tài khoản phong tỏa, tài trợ của người thân,…
• Có tuyển bố cam kết về chi trả chi phí không?
  • KHÔNG: Nếu bạn tự chi trả hoặc có học bổng.
  • CÓ: Nếu có người bảo lãnh tài chính cho bạn, chọn tùy chọn phù hợp.
• Địa chỉ nơi cư trú tại Đức: Nhập địa chỉ dự kiến của bạn khi đến Đức bao gồm tên đường, số nhà, mã bưu chính, vị trí.
• Chỗ ở khi đến Đức: Phòng đơn, căn hộ với phòng riêng, chỗ ở tập thể, hoặc khác (nếu khác cần ghi rõ).
• Có được duy trì quyền thường trú bên ngoài Đức không?
  Chọn Đúng nếu bạn vẫn giữ hộ khẩu ở nước ngoài trong thời gian ở Đức.
• Thành viên gia đình có đi cùng không?
  Đánh dấu Đúng nếu có người thân cùng đi (vợ/chồng, con…).
• Bạn có bảo hiểm y tế (hoặc lưu trú dài hạn) cho thời gian ở Đức không?
  Chọn Đúng nếu bạn đã mua bảo hiểm y tế phù hợp cho visa dài hạn (bắt buộc).

Phần 2. Thông tin lưu trú trước đây tại Đức

• Bạn đã từng đến Đức chưa?
  Nếu Đúng, điền thời gian lưu trú trước đây gần nhất: Từ ngày – đến ngày và cung cấp lý do lưu trú (ví dụ: du lịch, học tập, công tác,…)
• Giải thích bắt buộc khác

Trả lời 3 câu hỏi sau đây bằng cách chọn “Đúng” hoặc “Không”:

1. Bạn có tiền án không?
   Nếu bạn từng bị kết án hình sự, cần khai báo rõ ràng.
2. Bạn đã bao giờ bị từ chối nhập cư hoặc cư trú tại Đức chưa?
   Bao gồm cả việc bị buộc rời khỏi lãnh thổ, bị từ chối gia hạn visa hoặc giấy phép cư trú.
3. Bạn có mắc các bệnh truyền nhiễm nghiêm trọng không?
   Như bệnh lao, SARS, cúm gia cầm, sốt xuất huyết, hoặc bệnh truyền nhiễm nguy hiểm khác

>> Referenz:

• Thông tin mới nhất về hợp đồng du học nghề Đức từ A-Z
• Anweisungen zur Selbstvorbereitung deutscher Berufstudien 2025

Một số lưu ý quan trọng khi điền tờ khai xin cấp visa đi Đức

Để tăng tỷ lệ đậu visa và tránh rủi ro bị trả hồ sơ, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau khi điền tờ khai xin cấp visa đi Đức:

• Sử dụng hệ thống VIDEX chính thức của cơ quan ngoại giao Đức: https://videx.diplo.de
• Thông tin trong tờ khai phải trùng khớp hoàn toàn với các giấy tờ đi kèm như hộ chiếu, thư mời, hợp đồng đào tạo…
• Không viết tay hoặc sửa chữa trên tờ khai đã in, trừ phần ký tên.
• In khổ giấy A4, ảnh thẻ phải đúng chuẩn ICAO và được dán đúng vị trí yêu cầu.
• Ký tên đúng chữ ký trên hộ chiếu, không ký thay hoặc chữ ký không nhất quán.

>> Tham khảo thêm bài viết liên quan đến visa Đức:

• Hướng dẫn tự chuẩn bị hồ sơ xin cấp Visa du học nghề Đức
• Was ist Schengen Visa? In welchen Ländern kann das Schengen -Visum gehen?

Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin, lựa chọn đúng loại visa và điền chính xác tờ khai xin cấp visa đi Đức là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bạn có thể thuận lợi thực hiện hành trình học tập, làm việc hoặc đoàn tụ tại Đức. Mỗi loại visa sẽ có yêu cầu và giấy tờ kèm theo riêng biệt, vì vậy hãy chủ động tìm hiểu kỹ và tham khảo nguồn chính thống từ cơ quan lãnh sự Đức. Nếu bạn còn thắc mắc nào về cách điền đơn xin visa Schengen online, đừng ngần ngại liên hệ với SHD -Akademie để được hướng dẫn và hỗ trợ chi tiết!